Copropriété : la consécration des notifications par voie électronique

En effet, le décret du 21 octobre 2015 est venu consacrer, en application de la loi ALUR du 24 mars 2015, la possibilité de notifier en matière de copropriété certaines décisions et certains actes par voie électronique. Cette nouvelle mesure devrait générer des économies considérables.

Quels sont les actes concernés ?

Jusqu’à présent, les notifications et mise en demeure en matière de copropriété devaient être effectuées par lettre recommandée avec accusé de réception : c’était le cas par exemple des convocations aux assemblées générales, ou encore des notifications de procès verbaux d’assemblées générales et de mise en demeure. Cette formalité obligatoire entraînait des coûts de fonctionnement importants.

Désormais, toutes les notifications ou mises en demeure prévues par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967 sur la copropriété des immeubles bâtis peuvent également être notifiées par voie électronique.

Sont donc notamment concernées les convocations aux assemblées générales adressées par le syndic aux copropriétaires, le procès verbal des assemblées générales, la mise en demeure adressée à un copropriétaire pour le recouvrement d’une créance…

Ce dispositif n’est pas réservé aux actes émanant du syndic : il s’applique également par exemple aux convocations de l’assemblée générale par le Président du conseil syndical ou par un copropriétaire, ainsi qu’à la nomination d’un administrateur dans le cadre d’une copropriété en difficulté.

Comment effectuer cette notification par acte électronique ?

Tout d’abord, l’autorisation préalable du destinataire de l’acte électronique est obligatoire : ainsi le syndic devra obtenir l’accord préalable et écrit des copropriétaires pour leur notifier des actes ou des mises en demeure par voie électronique. Cet accord peut être obtenu lors d’une assemblée générale : il devra alors être consigné sur le procès verbal d’assemblée. Il peut également être communiqué par le copropriétaire en dehors d’une assemblée générale, soit par lettre recommandée avec accusé de réception soit par lettre recommandée électronique au syndic. Le copropriétaire peut à tout moment revenir sur son accord.

Le décret prévoit notamment que les notifications et mises en demeure par voie électronique peuvent être effectuées par lettre recommandée électronique. Ce procédé est encadré à l’article 1369-8 du Code civil : le courrier électronique doit dans ce cas être acheminé par un tiers selon un procédé permettant de l’identifier, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire, et d’établir si la lettre lui a été remise.

Le contenu de la lettre peut être soit imprimé sur papier pour être ensuite distribué au destinataire, soit lui être adressé par voie électronique. Dans dernier cas, le destinataire recevra un mail de la part du tiers opérateur l’informant qu’une lettre recommandée électronique va lui être transmise, sans en préciser l’expéditeur : le destinataire dispose alors de 15 jours pour accepter ou refuser de la recevoir. En cas de refus, l’expéditeur devra alors demander à ce que la lettre soit délivrée au destinataire au format papier.

Le texte précise enfin qu’un avis de réception peut être adressé à l’expéditeur par voie électronique, ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.