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Avis d'expertsAvis d'expertslundi 24 avril 2017 à 17h23

5 outils pour faciliter la communication interne de votre agence/réseau/groupement ?


Olivier Bugette

Biographie Fondateur et dirigeant de La Boite Immo, Olivier Bugette capitalise plus de 10 années d’expertise dans le web immobilier. En 2005 il fonde à 26 ans sa première entreprise, Pigimmo, un service de pige immobilière pour les professionnels du secteur. C’est en 2008 qu’il crée La Boîte Immo, agence webma ...Lire la suite

La communication interne a un grand rôle à jouer. Décryptage.

Si la communication externe occupe une grande place dans la stratégie des professionnels de l’immobilier, la réussite d’une agence immobilière, d’un réseau ou encore d’un groupement dépend aussi de la puissance de sa communication interne.

Principalement sur le terrain, les équipes doivent disposer d’outils nomades et faciles d’utilisation pour se tenir informées de l’avancée des dossiers, des changements et des événements.

S’il y a un bien un support sur lequel les agents immobiliers sont omniprésents c’est sur leur logiciel immobilier. Parmi les fonctionnalités qui le composent voici celles qui permettent d’assurer une information en temps réel à l’ensemble des collaborateurs.

1. Fil d’actualité interactif

Un peu comme le fil d’actualité Facebook, les fils d’actualités présents dans le logiciel immobilier offrent une visibilité sur tous les événements qui ont été enregistrés dans le logiciel. Par exemple : une baisse de prix ; l’ajout d’un nouveau bien, d’un acquéreur ou encore d’un document ; une offre reçue ; un compromis ou une vente effectués.

Des actions fortes qui intéressent l’ensemble des équipes : l’administratif pour avoir la capacité de répondre aux questions des intéressés et préparer les dossiers, la direction afin d’avoir une visibilité sur les performances, le chiffre d’affaires réalisé mais aussi à venir…

Cette transparence permet aussi aux commerciaux de trouver une source de motivation en constatant des actions menées par leurs collègues. Certains fils d’actualités permettent même de laisser des commentaires sur les actualités, un bon moyen de stimuler la communication et la cohésion au sein de l’agence. Cela permet aux collaborateurs de discuter entre eux directement via le fil d’actualité. La direction peut aussi publier des messages à destination des négociateurs pour faire passer un message, une actualité…

2. Agenda partagé

Estimez votre bien
Estimez votre bien

Type de bien :

Dans cette même optique il est important que chaque collaborateur puisse visualiser mais aussi prendre des rendez-vous pour leurs collègues. Lorsqu’un commercial est de permanence il a donc la possibilité de renseigner tous les éléments, qui le concernent ou à destination d’un autre membre de l’équipe.

Ces informations, directement incrémentées dans le logiciel, ne se retrouveront donc pas sur une feuille volante qui risque d’être perdue.

Plus important encore cet agenda immobilier intelligent est directement lié à toutes vos données, il retrouve automatiquement vos biens, vos acquéreurs, vos mandats… Il associe chaque rendez-vous qualifié aux différents reportings du logiciel. Par exemple, un rendez-vous de visite ajouté dans le logiciel sera incrémenté dans les statistiques de l’acquéreur, du bien, mais aussi du propriétaire. Le négociateur pourra ensuite directement renseigner le compte-rendu de la visite dans le logiciel !

Pour plus de mobilité l’agenda du logiciel peut aussi être synchronisé avec les agendas Google, Apple, Outlook… Chaque collaborateur peut ainsi accéder à son agenda où qu’il soit.

3. Des applications mobiles et tablettes

les agents immobiliers sont majoritairement sur le terrain, ils doivent donc pouvoir visualiser et gérer leurs informations mais aussi celles de l’agence à tout moment. Par exemple, accéder ou administrer leur agenda, voir et commenter fil d’actualité…

Attention, le logiciel doit proposer de véritables applications spécifiquement développées, pour le mobile d’une part et pour les tablettes d’autre part, cela sur Apple et Android. Ces applications permettent d’utiliser la totalité des fonctionnalités du logiciel et ainsi fluidifient la communication interne.

4. Bibliothèque de documents

Entre les documents commerciaux, les supports de communication, les courriers, il existe une multitude de documents qui sont utilisés au quotidien par les agences immobilières. Pour éviter toute perte de données et mettre les documents à disposition de tous les membres de l’agence, certains logiciels proposent une bibliothèque de documents commune.

De cette manière, plus besoin de courir sur l’ordinateur d’un collègue ou de chercher vainement une clé USB ou encore de devoir attendre le retour de l’assistante en congés maladie pour retrouver le dernier prospectus de l’agence.

5. Reporting

La communication interne passe forcément par le management des équipes. Un élément qui se base sur l’analyse de données factuelles pour être efficace. Le rapport d’activité fourni par le reporting d’un logiciel immobilier constitue le meilleur allié pour un faire un bilan global, mensuel ou annuel mais aussi par collaborateur.

Chiffre d’affaires réalisé, à venir ; nombre de visites ; rentrée de mandat ; type de mandat (simple ou exclusif) ; type de biens vendus/loués ; profil des acquéreurs, villes les plus demandées… Autant d’éléments qui permettent d’affiner la stratégie commerciale de l’entreprise mais aussi de conserver intacte la motivation des collaborateurs en utilisant une analyse objective.

Grâce à ces outils, la communication au sein de l’agence se fera automatiquement, l’ensemble des collaborateurs ne rate aucune information !

Olivier Bugette - ©2017 LaVieImmo
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