De l'importance de bien négocier les conditions de restitution de locaux commerciaux

Les conditions de restitution des locaux commerciaux méritent selon nous d’être minutieusement négociées eu égard notamment aux conséquences financières susceptibles d’en résulter.

De l’importance de définir l’état de restitution des locaux

Il est fréquent de voir les bailleurs, désireux de limiter le risque de vacance locative, solliciter de la part de leurs preneurs une restitution en "état neuf", en "parfait état", ou en "très bon état", afin de se voir remettre les locaux en fin de bail dans un état leur permettant de pouvoir les relouer vite et aux meilleurs conditions.

Pourtant, en parallèle, le bail peut ne prévoir à la charge du preneur qu’une obligation d’entretien en bon état... Il est donc important de s’assurer de la cohérence entre l’état dans lequel les locaux doivent être entretenus durant la vie du bail et l’état dans lequel ils doivent être restitués.

Par ailleurs, nous conseillons de définir précisément au moment de la conclusion du bail le périmètre et la nature de la remise en état, étant précisé par exemple que des travaux tels que le décâblage et le décloisonnement se révèlent souvent particulièrement coûteux.

Du montant de l’indemnité d’occupation pendant les travaux de remise en état et de sa limite dans le temps

Si l’état des lieux de sortie est réalisé à la date de fin du bail ou à une date s’en approchant, tout ou partie des travaux de remise en état seront mécaniquement à réaliser postérieurement à la date de fin du bail. Or les baux prévoient fréquemment en pareille circonstance qu’une indemnité d’occupation, dont le montant est souvent très supérieur au montant du loyer, sera versée par le preneur au bailleur pendant toute la durée postérieure à la date de fin conventionnelle du bail.

Le montant de cette indemnité d’occupation doit être négocié en amont afin d’éviter qu’il ne représente, comme les bailleurs le proposent parfois, le double du montant du loyer !

Il convient également de limiter dans le temps l’application de cette indemnité, notamment dans le cas où le bail prévoit également que les travaux de remise en état pourront être réalisés par le bailleur lui-même après la fin du bail. Une rédaction de cette nature peut, au premier abord, séduire les preneurs qui, souvent, ne souhaitent pas avoir à réaliser eux-mêmes les travaux de remise en état après s’être installés dans de nouveaux locaux. Néanmoins, il convient d’être prudent et prévoir, en sus des éléments qui précèdent un montant de travaux de remise en état arrêté de manière forfaitaire.

De l’établissement d’un pré-état des lieux de sortie

Une bonne pratique, pour parer aux difficultés susvisées, consiste à prévoir contractuellement au moment de la signature du bail (i) qu’un pré-état des lieux de sortie sera réalisé plusieurs mois avant la fin du bail, de manière à permettre au preneur de réaliser les travaux de remise en état pendant la durée du bail (sans avoir à s’acquitter du paiement d’une indemnité d’occupation majorée), et (ii) que le preneur pourra réaliser lui-même les travaux de remise en état ou décider lui-même de verser un montant forfaitaire au bailleur pour que ce dernier procède aux travaux de remise en état.

Si dans le cas ci-dessus, une négociation devra être effectuée en amont pour déterminer le montant forfaitaire de la remise en état, il est possible également de l’éviter en prévoyant une mécanique consistant à faire déterminer par un tiers le montant des travaux dans un délai réduit courant à compter de ce pré état des lieux. Mais dans ce dernier scenario, la date de ce pré état des lieux devra être déterminée avec encore plus de soin.

Négocier un engagement de longue durée ne doit pas dispenser de prendre la mesure des engagements qu’il conviendra d’honorer à la fin du bail. Evaluer en amont les conséquences, notamment financières, du congé qui peut être délivré à la fin du bail commercial (comme à la fin de chaque période triennale) est un exercice nécessaire afin d’apprécier globalement la charge financière du bail commercial et donc d’anticiper.

co-rédigé avec Olivier Guinard