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Avis d'expertsAvis d'expertsjeudi 15 mars 2018 à 15h00

Digitalisation et espace de travail : comment concevoir les espaces ?


Thierry Zimmer

Biographie Thierry Zimmer est le président et fondateur de la société Cléram qu’il a créée en 1996. Constituée de plusieurs pôles : commercial, conception, administratif, travaux et communication, la société Cléram se constitue de 33 talents. Agence d’architecture contractant général, Cléram, se situe comme l’ ...Lire la suite

Le développement des nouvelles technologies et la démocratisation de la digitalisation, entraînent une redéfinition des usages du bureau d’entreprise.

Désormais, l’environnement de travail et sa conception englobe une dimension managériale et RH. Aujourd’hui, l’aménagement de bureau rime avec productivité. Réduction des coûts immobiliers, productivité renforcée, mobilité des salariés, qualité de vie au travail… la digitalisation des espaces de travail et les nouveaux modes de travail qui en découlent ne peuvent que séduire. Cependant, ces préceptes peuvent se heurter à des résistances. Comment réussir la digitalisation de vos espaces de travail ?

Définissez un accompagnement au changement

Les concepts de la digitalisation sont simples : multiplier les espaces dédiés, développer les postes de travail dans des espaces partagés, flexibles et connectés. Cependant, un tel bouleversement des codes doit s’effectuer par étapes. La transition d’un bureau personnel et cloisonné à la perte d’un espace dédié situé dans un espace totalement ouvert doit obtenir un accompagnement. En effet, la digitalisation et les usages qui en découlent comme le flex office, ne sont pas que des concepts d’aménagement. Il s’agit également de repenser l’usage de l’environnement de travail ainsi que les méthodes de travail

Pensez au partage de l’information et au parc informatique

La digitalisation entraine le développement de la mobilité. De ce fait, le nomadisme développe le questionnement du partage de l’information. Comment adopter, et sécuriser le partage de l’information ? Comment rendre accessible les dossiers, ainsi que les documents nécessaires à la réalisation d’un projet ? La multiplicité des mobiles, des systèmes de collaboration par cloud dans la majorité des entreprises standardise ces nouveaux modes de travail. Aujourd’hui il existe de nombreuses solutions adaptées pour les entreprises. C’est pourquoi, il est important de former vos salariés aux outils. Enfin, n’omettez pas le sujet du stockage des données.

Développez une nouvelle organisation

Changer de place tous les jours peut créer un effet pervers. Fatigue, stress, changement d’humeur, ce nouvel aménagement peut entraîner un isolement et un repli sur soi. Les entreprises qui se familiarisent avec la digitalisation depuis plusieurs années, en attestent : il est plus difficile de réunir l’ensemble des acteurs d’un même projet au sein d’une entreprise qui adopte les modes de travail issus de la digitalisation. C’est pourquoi, s’organiser avec minutie dans le déroulement de son projet en développant des espaces de rencontre et de travail permet sa réussite.

Allez vers un management du vertical à l’horizontal

Grâce à la digitalisation et au flex office, il est possible de progressivement repenser les modèles de management mis en place. En effet, la transition vers de nouveaux modes de fonctionnement et usages des espaces de travail se veut victime des préjugés. Nous conservons cette vision que le bureau individuel symbolise le pouvoir et la réussite. En effet, ne plus « posséder » son espace, semble dans un pays comme la France, une donnée délicate à manipuler. Afin de réussir cette transition, certaines entreprises ont instauré des « règles de bonne conduite » lors de la mise en place de la digitalisation. Parmi ces-dernières on recense notamment : l’interdiction de boire ou de manger sur le poste de travail, l’interdiction de partir sans ses effets personnels en réunion… La transformation liée à la digitalisation se fait progressivement. Le plus grand défi de ce sujet demeure dans la force de conviction face aux personnes réfractaires au changement.

Thierry Zimmer

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