La signature électronique dans le quotidien des professionnels de l'immobilier

Ce procédé, très encadré, permet de signer électroniquement, à l’aide d’un encodage, les documents immobiliers à distance.

Les documents éligibles

La signature électronique peut être utilisée dans le cadre de la transaction, mais aussi de la location. Cependant, elle ne peut en aucun cas être mise en place pour les actes authentiques, c’est-à-dire les actes notariés, car les notaires ont leur propre outil de signature électronique.

Elle est donc valide pour les :

• - mandats de vente et de location
• - estimations immobilières
• - bons de visite
• - offres d’achat
• - états des lieux
• - baux
• - quittances (uniquement pour les baux d’habitation qui constituent la résidence principale du locataire)
• - procès-verbaux (pour le syndic)

Pour certains documents, la signature électronique n’est cependant pas très pertinente, par exemple, pour vos bons de visite, vous êtes en face de votre client, autant gagner du temps et lui faire signer en direct. Ce qui vous évitera d’utiliser une signature électronique qui est souvent payante à l’unité.

Les avantages

Les documents cités ci-dessus représentent de lourdes dépenses en impressions, en envois et en temps investi. La signature électronique vous permet de faire des économies et de gagner du temps.

Suivant les prestataires et la mise en place de passerelles avec votre logiciel immobilier, vous aurez accès à tous vos documents et cela où que vous soyez grâce à votre mobile ou votre tablette.

Une démarche qui va simplifier vos relations avec vos clients. De manière très simple, vous pourrez échanger les documents avec eux et leur permettre de signer à distance. Ce qui évitera de jongler avec les indisponibilités et les agendas chargés de chacun.

Le prix

Les prestataires font généralement des packs mensuels ou annuels avec des prix variables suivant les options fournies (envoi simultané à plusieurs destinataires soit une cérémonie de signature, ajout de pièces jointes justificatives possible, nombre de documents envoyés par mois…), certains proposent aussi une facturation à la signature.

Suivant les estimations de certains prestataires, le prix d’entrée est à peu près de 9€ par mois pour 5 signatures, mais sur une utilisation basique les dépenses à prévoir tournent plutôt aux alentours des 15€ par mois pour une activité moyenne de l’agence. Ces prix sont calculés par utilisateurs. La plupart des prestataires proposent une facturation à la signature pour une utilisation en rapport avec votre activité.

La valeur juridique de cette signature

Il existe 3 types de signatures électroniques mais seulement un est équivalent à une signature manuscrite. Il s’agit de la signature électronique « qualifiée ». C’est donc impérativement celle-ci que vous devez utiliser dans votre agence.

Pour avoir la même validité qu’une signature manuscrite au regard de la loi, la signature électronique que vous utilisez doit être fournie par un organisme reconnu par l’Union Européenne (dit "prestataire de confiance" et elle doit répondre à certains critères :

• 1. Elle doit être propre au signataire, c’est-à-dire qu’elle doit être associée à un élément qui prouve l’identité du signataire (un sms, un email)
• 2. Elle doit garantir, avec le document auquel elle s’attache, un cryptage tel que toute modification ultérieure du document soit détectable.
• 3. Elle est créée par un dispositif sécurisé de création de signature (reconnu par l’Union Européenne), c’est-à-dire par un dispositif certifié conforme à un certain nombre d’exigences définies par la loi.
• 4. Elle repose sur l’utilisation d’un certificat électronique qualifié lui aussi réglementé par l’Union-Européenne.

Mais l’acte de signature électronique ne s’arrête pas là, l’archivage des documents est aussi contrôlé par des normes, notamment de sécurité. Les documents doivent être stockés par un organisme tiers reconnu comme prestataire de confiance par l’Union Européenne.

Globalement, il faut donc obligatoirement faire appel à un organisme, un prestataire certifié pour mettre en place ce type de signature et assurer la validité des documents immobiliers.

La mise en place de la signature électronique au sein d’une agence immobilière représente donc de nombreux avantages. Les points de vigilances résident dans le choix d’un prestataire conforme aux obligations légales avec une passerelle vers le logiciel immobilier pour un gain de temps significatif.