Comment régler à l'amiable les litiges entre propriétaire et locataire ?

Lorsqu'un litige oppose un propriétaire et un locataire, il n'est pas forcément nécessaire de le régler directement devant la justice. En effet, le ministère de la Cohésion des territoires rappelle qu'il existe la commission départementale de conciliation (CDC).

À quoi sert la commission départementale de conciliation?

La commission est composée, à parts égales, de représentants d'organisations de bailleurs et d'organisations de locataires. "Les membres qui la composent sont nommés pour trois ans par le préfet sur proposition des organisations de bailleurs et de locataires dont la liste est fixée en fonction de leur représentativité dans le département. En cas de carence d’organisations de bailleurs ou de locataires au niveau départemental, les CDC peuvent être composées de représentants d’organisations représentatives au niveau régional ou à défaut au niveau national", rappelle le ministère de la Cohésion des territoires sur cette page dédiée.

Le ministère précise que la CDC n'est pas compétente pour tous les litiges. Ses pouvoirs sont définis par l'article 20 de la loi du 6 juillet 1989. Ainsi, elle peut agir pour les litiges concernant l'état des lieux, la décence du logement, les charges locatives, les réparations locatives à la charge du bailleur ou du locataire, les congés, le dépôt de garantie et les loyers (révision du loyer, sa fixation, son encadrement, …). La commission est également compétente pour les difficultés de nature collective, à savoir l'application des accords collectifs nationaux ou locaux, l'application du plan de concertation locative et les difficultés de fonctionnement d'un immeuble.

Qui peut la saisir et comment?

Le rôle de la CDC est simple : trouver une solution sans passer par un juge. Le bailleur et le locataire peuvent donc la saisir, mais également un regroupement de locataires ou une association représentative des locataires lorsqu'il s'agit d'un litige collectif.

Pour se faire, le ministère explique qu'il suffit d'envoyer "une lettre recommandée avec AR ou par voie électronique au secrétariat de la Commission départementale de conciliation du département où est situé le logement concerné par le litige ou la difficulté. La procédure est gratuite".

Dans cette lettre doivent figurer les noms et adresses des parties et l'objet du litige. Le ministère recommande de joindre la copie du bail, la lettre de réclamation préalablement adressée à la partie adverse et également des photos si besoin. Si la difficulté porte sur le dépôt de garantie, il faudra ajouter la copie des états des lieux. Si elle concerne la réévaluation du loyer, il est recommandé de joindre "la proposition de renouvellement du bail comprenant l’augmentation du loyer faite par le bailleur ainsi que les éléments de référence ayant servi pour proposer l’augmentation". Et enfin, si le problème porte sur la décence du logement, il est conseillé de joindre la mise en demeure adressée au bailleur. Attention, cette lettre et les divers documents doivent être adressés en doubles exemplaires.

Les parties (le bailleur, le ou les locataires ou l'association représentative des locataires) sont convoquées par courrier simple ou électronique (mail) au moins 15 jours avant la date de la séance. En cas d'absence de l'une des parties pour un motif légitime justifié (motif médical, professionnel, familial...), une nouvelle et dernière convocation peut être adressée.

Est-on obligé de saisir la commission de conciliation?

En principe, il s'agit d'une démarche volontaire. Mais la saisine de la CDC est obligatoire dans 3 cas particuliers :
- pour les litiges portant sur le complément de loyer
- pour les problèmes liés à la réévaluation du loyer à l'occasion du renouvellement du bail
- pour les litiges sur l’évolution des loyers à la relocation

Quand peut-on la saisir?

Si la commission peut être saisie à tout moment, il existe des délais différents pour certains litiges. Ainsi, le ministère rappelle qu'en matière de décence du logement, le propriétaire ou le locataire a deux mois pour saisir l'instance à compter de la mise en demeure. Pour un litige sur le complément de loyer, l'un des protagonistes aura trois mois à compter de la date de signature du bail. Et enfin, pour la réévaluation du loyer au renouvellement du bail, ils ont quatre mois avant l'échéance du bail.

Une fois saisie, le secrétariat de la CDC convoquera les deux parties, qui peuvent se faire représenter. "La commission en séance est constituée paritairement, en principe, d’au moins 4 membres, et jusqu’à 6 membres, de représentants d’organisations de locataires et de représentants d’organisations de bailleurs. Chaque partie expose son point de vue", précise la commission. Cette dernière a deux mois, à partir de la date de saisine, pour donner son avis.

Si la conciliation a abouti mais que l'un des deux protagonistes n'a pas respecté l'accord, l'autre pourra saisir le tribunal qui l'y contraindra. En cas de non conciliation, l'avis de la CDC pourra être transmis au tribunal d'instance.

Où trouver les coordonnées de la commission dont je dépends?

Vous devez saisir la CDC du département où se situe le logement auquel est associé le litige. Le site service-public recense les coordonnées de l'ensemble des commissions départementales (numéro de téléphone, mail, site internet...) dans son annuaire ici.